Tu correo electrónico es
probablemente una de las herramientas digitales que más usas al día. No es raro
que cuentes con varias cuentas de este tipo que administrar. Tal vez tienes una
para el trabajo, otra personal y una tercera para afiliarte a servicios o redes
sociales. En cualquier caso, en el mundo actual, el correo electrónico es
fundamental para comunicarte con cientos de personas. Es posible incluso que
muchos primeros encuentros los realices a través de tu email.
Sin embargo, muchos pasan por alto que el correo
electrónico es una carta de presentación. No importa solo lo que escribas, sino
también la forma cómo se vea. Una firma es una buena forma de integrar
personalidad y contenido de un solo golpe. Puede ser también el elemento que
cause la suficiente impresión para que tu mensaje no sea olvidado la carpeta de
spam. #EsMomentoDe aprender a insertar una firma en tu correo electrónico.
Los datos necesarios
La firma no es un simple adorno.
Su objetivo final es que sea una carta de presentación para que la persona
pueda reconocer quién eres e incluso le permita contactarte. Si la firma que
estás diseñando es para tu trabajo o empresa algunos datos obligatorios son la
dirección, correo electrónico, número telefónico y sitio web de la empresa.
Algunas firmas además han
comenzado a incluir datos relacionados con redes sociales. No es obligatorio
para un correo corporativo, pero puede ser un toque de ‘coquetería’ para tu
email personal. También puedes agregar enlaces a cuentas relacionadas con tu
trabajo, como LinkedIn o, si eres algún tipo de creativo, a alguna cuenta en la
que muestres tu portafolio.
Por último, recuerda que lo usual
es configurar la firma para que aparezca en todos los correos que envíes. No
incluyas algún dato si no quieres que sea de acceso público.
El diseño perfecto
La idea de la firma es que llame
la atención, pero no que termines haciendo ruido visual en la base del correo.
Por fortuna, hay una serie de herramientas gratuitas que pueden facilitar el
trabajo por ti:
Si.Gna.Ture: una de las ventajas
que ofrece este portal es la posibilidad de personalización que tiene. Te
permite ingresar la mayoría de los datos requeridos en cada uno de los campos
de la firma. Otro punto a favor es que permita ingresarlos en el idioma que
desees (dado el caso que requieras varías firmas para tus clientes o contactos
extranjeros). También posibilita cambiar el color y la fuente de la firma. La
única desventaja es que su diseño es un poco simple.
Hubspot: al igual que la anterior
herramienta, la principal ventaja que ofrece Hubspot es la personalización. No
obstante, su nivel de opciones es mucho más limitado. Otra de las desventajas
está en que al final de la creación debes llenar una pequeña encuesta para
poder descargar tu firma. Tampoco permite su descarga en HTML (que es la forma
como muchas veces se ingresa en servicios como Outlook).
Sin embargo, permite jugar mucho
más con el diseño de la plantilla y para los usuarios avanzados incluso
facilita el código fuente.
Cómo insertar tu firma en Outlook
Una vez tengas creada tu firma
puedes insertarla de manera fácil en tu cuenta de Outlook. Primero debes
ingresar a la Outlook Web App. Una vez estés dentro de tu perfil selecciona la
opción de ‘Configuración’, luego ‘Correo’, después ‘Diseño’ y finalmente
‘Firma’. En esa opción puedes insertar la firma que ya has creado.
Verifica que la casilla que dice
‘Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envío’ esté activa, para
que tu firma sea insertada en todos los correos.
Cualquier duda referente a este
proceso, te invitamos a consultar la información y guía que se encuentra en la
página de Microsoft sobre el proceso de insertar y crear tu firma en Outlook.
